Wenn Sie zu denen gehören, die eine rote Benachrichtigung über ihrem Google Mail-App-Symbol mit einer Zahl größer als 1.000 haben, sind Sie an der richtigen Stelle.
Der Stress des modernen Lebens und die wachsende Arbeitslast bedeuten, dass viele von uns 24 Stunden am Tag mit E-Mails überschwemmt werden und wenig Wissen (oder Zeit) zum Lesen oder zum produktiven Umgang mit dem ständigen Zustrom besitzen.
Hier finden Sie einige nützliche Tipps, um das Senden und Empfangen von E-Mails zu einem Kinderspiel zu machen.
# 1 Unfälle mit "Rückgängig machen" rückgängig machen
Egal, ob Sie die falsche E-Mail an die falsche Person gesendet oder einen wichtigen Anhang vergessen haben, die Funktion "Rückgängig machen" ist Ihre Rettung. Mit dieser Funktion können Sie Ihre E-Mail so einstellen, dass Sie sie bis zu 30 Sekunden abrufen können. Sie müssen sie jedoch aktivieren. Blättern Sie in den Einstellungen zu "Rückgängig machen" und stellen Sie den gewünschten Stornierungszeitraum ein.
# 2 Verwenden Sie Filter, um zu löschen
Wenn sich in Ihrem Posteingang mehr als 1.000 ungeöffnete Junk-E-Mails befinden, können Sie mithilfe von Filtern nicht benötigte eingehende Nachrichten in den entsprechenden Ordner oder das entsprechende Etikett verschieben. Wenn Sie zu den Einstellungen gehen, dann filtern, dann 'neuen Filter erstellen' und die Option 'Posteingang überspringen' markieren, vermeiden bestimmte Meldungen Ihre Sichtverbindung. "Wenn Ihre Großmutter gerade Gifs entdeckt hat und Sie an dem Spaß teilnehmen möchten, legen Sie alle E-Mails von Oma so fest, dass sie automatisch Ihren Ordner" Oma Gifs "ansteuern, ohne dass Sie irgendwelche Arbeiten ausführen müssen ...", sagt Gmail-Produktmanager John Rae-Grant.
# 3 Farbcode für Ihre Nachrichten
Während Google Mail automatisch E-Mails zu Werbe-Benachrichtigungen und Social-Media-Benachrichtigungen trennt, können Sie Ihre Nachrichten mithilfe der Farbfunktionalität von Sternen noch weiter trennen. Es ist ein manueller Prozess, aber durch die Verwendung von Importance-Markern "lernt" Google Mail langsam, was für Sie wichtig ist, und priorisiert diese Nachrichten, je nachdem, wie Sie andere bewertet haben.
# 4 Senden Sie große Anhänge mit der Cloud
Nutzen Sie die Cloud zu ihrem vollen Vorteil? Anstatt zu versuchen, einen großen Anhang zu senden, verwenden Sie Google Drive, um Dateien einzufügen. Alle Ihre Nachrichten werden mit einem Cloud-basierten Drive-Dokument verlinkt, mit dem jeder, dem Sie eine E-Mail senden, arbeiten kann. "Außerdem müssen Sie sich keine Sorgen wegen übergroßer Anhangsfehlermeldungen machen, da Sie Drive-Dateien mit bis zu 15 GB einfügen können", sagt Rae-Grant.
# 5 Maßnahmen ergreifen mit Alarmen
Mit Google Mail können Sie wichtige E-Mail-Antworten nicht durch die Risse gleiten lassen. Mit den Quick Action-Schaltflächen können Sie sofort auf einige E-Mail-Nachrichten reagieren, z. B. das Einchecken eines Fluges, das Öffnen eines Dokuments oder das Bewerten eines Restaurants. Wenn Ihre eingehende E-Mail ein Ereignis enthält, können Sie darauf klicken, damit es automatisch zu Ihrem Kalender hinzugefügt wird. Einfach wie.
[über Fast Company]